Flexible Scheduling Solutions

FOR SERVICE AND MAINTENANCE DIRECTLY IN THE SAP ENVIRONMENT

Efficient task scheduling is the key to higher productivity, satisfied employees, and happy customers. With our integrated solutions, we help you organize your service and maintenance processes flexibly, transparently, and at scale.
Whether manual planning with e-planning, intelligent optimization with e-optimize, or AI-powered support with e-assist – we provide the right tools for your success. Benefit from real-time data, optimal resource utilization, and seamless SAP integration. Future-proof task scheduling starts here.

Benefits of Task Scheduling

MORE EFFICIENCY, BETTER TRANSPARENCY, AND OPTIMIZED RESOURCE UTILIZATION

Maximum efficiency through intelligent scheduling

Maximum efficiency through intelligent scheduling
With intelligent planning, you achieve maximum efficiency: optimized resource utilization, shorter response times, and seamless control of your service and maintenance processes.

Scalable & future-proof – for any company size

Our solutions grow with your business: scalable, flexible, and future-ready. Perfect for medium-sized enterprises as well as global corporations.

More transparency & satisfaction – internally and externally

More transparency in task scheduling increases satisfaction among employees and customers alike, enabling better collaboration, smoother processes, and long-term success.

Our Solution for Task Scheduling

OPTIMIZE RESOURCES AND SUSTAINABLY IMPROVE SERVICE QUALITY

Our task scheduling solution combines intelligent technologies, SAP integration, and user-friendliness for maximum efficiency, transparency, and sustainable process optimization.

e-planning

e-planning is our intelligent solution for efficient and transparent task scheduling in the SAP environment. The software enables seamless integration, takes qualifications, availability, and resources into account in real time – ensuring optimal workflows, better decisions, and satisfied customers.

e-optimize

e-optimize takes your task scheduling to the next level: with AI-supported optimization, resources are used more efficiently, routes shortened, and response times improved. Seamlessly integrated into SAP, e-optimize supports dynamic and predictive scheduling of your service and maintenance tasks.

With e-planning, scheduling is effortless.

Our solution expands your existing SAP environment with an intuitive and flexible planning application. Use various map and Gantt views across multiple monitors and schedule tasks as a team in real time – without ever losing track.

e-planning

FOR MORE CLARITY


Key Features

Here are just some of the highlights of our e-planning application. A complete list of all features can be found under Details.

Everything at a glance

Stay in control and schedule with just a few clicks – our multiple views allow for simple, real-time, and flexible use. Whether planning new tasks, updating current statuses, or calculating travel times: e-planning supports you at a glance and with a click.

Always up to date

Changes to orders and notifications are updated in real time. And should a scheduling conflict occur, our rule-based bot can resolve it for you – so you can lean back and relax.

Seamless SAP integration

Good news: e-planning integrates seamlessly and fully into your SAP areas – Service, Asset Management, Project System, and Production Planning – independent of the SAP release version you’re using.

Benefit from our experience

Rely on an application that proves itself in practice every day, reliably scheduling thousands of tasks. Our customers will gladly tell you why they would choose e-planning again today.


e-planning in Detail

Take the wheel – and leave the technology to us.
It reliably provides you with the relevant data and charts, offers context-sensitive input masks, and supports you according to your specifications.

Selection Criteria

  • Select tasks to be scheduled according to any criteria (customizable)
  • Save selection patterns as reusable variants

Unscheduled Tasks

  • Tabular display of unscheduled tasks
  • Sort by any column criteria, e.g., by priority
  • Filter the table
  • Drag & drop support when scheduling in the Gantt view
  • Context menu per task with pre-configured functions for further details

Gantt Display

  • Schedule a task via drag & drop from the list to the Gantt view
  • Display current task status with definable colors and icons
  • Map working times, shift schedules, and factory calendars
  • Show absences and downtimes
  • Create special tasks
  • Map revisions and downtimes in connection with production planning
  • Calculate and display travel times to task locations
  • Route planning (sequence optimization) for multiple tasks per day
  • Layer technology for selective display of scheduled tasks
  • Split Gantt display for better clarity in complex planning

Resource Display

  • Map employees (internal & external) and teams
  • Map production resources, e.g., machines, tools, or vehicles

Map Display

  • Show locations of scheduled tasks
  • Show employee location
  • Show a planned daily route
  • Mouseover display of task details

Qualifications and Skills

  • Map qualification and skill profiles at employee level
  • Match employee qualifications with task requirements
  • Display the best-suited employee via match lists

Escalation Monitor

  • Show scheduling conflicts, e.g., SLA compliance
  • Customer-specific rule sets
  • Automatic display updates

Mobile Integration

  • Scheduled tasks can be automatically sent to the employee’s mobile solution after dispatcher approval
  • Integrated interface to our MPS suite’s e-companion product
  • Integrated interface to the WhatsApp component of our MPS suite
  • Integrated interface to the Microsoft Teams component of our MPS suite

SAP Integration

  • No separate data storage, direct integration
  • Display of data from asset management, service, project system, and production planning
  • Direct access to any SAP object via “SAP links,” e.g., to display additional details
  • SAP links available in all modules
  • Scheduling or status changes are synchronized in SAP

Technology

Platforms

  • Windows
  • macOS (browser version)
  • iOS (browser version)

Devices

  • •    Desktop PC
    •    Tablet (browser version)

Push Technology

  • New or changed task data in SAP is automatically displayed in e-planning via push
  • No more time-consuming manual refresh required

Multi-Monitor Support

  • e-planning can be displayed simultaneously on multiple monitors
  • Drag & drop scheduling is possible across monitor boundaries

Customizing

  • Customizing is done directly in SAP
  • Gantt colors can be defined individually per customer
  • Windows for map, Gantt, and task list can be individually arranged and saved
  • Table field order can be customized by users
  • Selection variants can be created for specific users and teams

Intelligent SAP Integration

e-planning is not connected directly but via a flexible data engine to your SAP system. This allows adjustments and extensions to be implemented quickly and easily. The result: an exceptional degree of independence you won’t want to do without.

Everything from a Single Source

Learn more about our product suite – and how you can use it together with e-planning to achieve measurable success in your company.

Benefits of e-planning

e-planning offers seamless SAP integration, real-time data, efficient resource usage, and high scalability – for maximum transparency, better scheduling, and improved service quality.
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Advantages of e-forms

With e-forms, you digitize paper checklists and forms within the SAP environment. The solution enables dynamic completion, automatic synchronization, and full process integration – for more efficiency, fewer errors, and transparent documentation.

e-optimize ist eine kompakte, integrierbare Planungs-Engine, welche Optimierungsprobleme schnell und effizient lösen kann.

e-optimize basiert auf dem Timefold Solver und ist kombinierbar mit unserer Planungslösung e-planning, kann aber auch unabhängig von den Produkten der e-switch eingesetzt werden.


Das Besondere, e-optimize lässt sich nahtlos in Ihre SAP-Prozesse einbinden.


Produkte oder Dienstleistungen müssen mit einer begrenzten Anzahl von Ressourcen wie Mitarbeitern, Anlagen, Zeit und Geld bereitgestellt werden. Schnell werden die Fragestellungen so komplex, dass eine technische Unterstützung durch geeignete Software notwendig wird.

e-optimize

Mehr Servicegeschäft mit limitierten Ressourcen


Lösung

Mit e-optimize lösen sie ihre Planungs- und Terminierungsprobleme schnell und effizient. Das spart eine Menge an Zeit und Geld und hilft die Servicequalität nachhaltig zu verbessern.

Einsatzmöglichkeiten

Einsatzbeispiele sind die Wartungs-, Instandhaltungs- u. Serviceplanung, Produktionsplanung oder Fahrzeugrouting.

Aber auch in nichttechnischen Bereichen wie zum Beispiel bei der Personaleinsatzplanung/ Schichtplanung in Krankenhäusern oder Pflegediensten ist e-optimize einsetzbar.


Beispiel: 

Tourenplanung­sproblem

Bei einem Tourenplanungsproblem geht es im Grundsatz immer darum, die Routen von Fahrzeugen zwischen verschiedenen Standorten festzulegen. Dabei starten die Fahrzeuge an einem bestimmten Standort, zum Beispiel einem Depot. Die Zwischenziele einer Route könnten Kunden sein, denen eine Warenbestellung geliefert wird. Die Planungsprobleme unterscheiden sich in den Rahmenbedingungen wie der Anzahl der Bestellungen, der Anzahl und Kapazität der Fahrzeuge oder auch im Vorhandensein von festen Anlieferzeitfenstern.


Bei der Lösung des Planungsproblems können unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Sollen die variablen Lieferkosten oder die Anzahl an Fahrzeugen minimiert werden? Müssen dabei alle Bestellungen ausgeliefert werden oder können wir im Sinne der Profitmaximierung vielleicht sogar Bestellungen auswählen.


Abhängig vom gewünschten Optimierungsziel kann e-optimize über eine sogenannte Bewertungsfunktion (“Scoring Function”), einem möglichen Tourenplan, einen Wert zuzuordnen. Sie soll sicherstellen, dass eine Lösung den Vorstellungen der Planer entspricht.


So sind Ziele wie die Minimierung der Lieferkosten als sogenannte “Soft Constraints” zu hinterlegen: Jede Auslieferung ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Diese Kosten sollen aber möglichst gering bleiben. Im Gegensatz dazu gibt es auch sogenannte “Hard Constraints”. Diese müssen erfüllt werden, damit eine Lösung überhaupt gültig ist. Zum Beispiel kann die Kapazität von Fahrzeugen nicht überschritten werden.

Hard- und Soft-Constraints, Einschränkungen bei der Lösungsfindung

Eine Constraint ist eine Einschränkung, die jede Lösung eines Planungsproblems erfüllen sollte. Planungsprobleme haben mindestens 2 Arten von Einschränkungen:


Eine (negative) harte Einschränkung (Hard-Constraint) darf nicht gebrochen werden. Zum Beispiel: Ein Mitarbeiter kann nicht 2 Aufgaben an verschiedenen Orten zur gleichen Zeit erledigen.


Eine (negative) weiche Einschränkung (Soft-Constraint) sollte nicht gebrochen werden, wenn dies vermeidet werden kann.


Zum Beispiel: Mitarbeiter A zieht es vor, freitags nicht zu arbeiten.


Einige Probleme haben auch positive Einschränkungen:


Eine (positive) weiche Bedingung (oder Belohnung) sollte nach Möglichkeit erfüllt werden. Zum Beispiel: Mitarbeiter B bevorzugt Einzelarbeit.


Die Qualität einer Lösung für ein Planungsproblem kann daran gemessen werden, inwieweit sie die harten und weichen Randbedingungen des Problems erfüllt. Mit Hilfe einer Score-Berechnung (oder Fitnessfunktion) wird für jede Lösung eine numerische Punktzahl ermittelt und eine Reihe möglicher Lösungen verglichen, um die beste Lösung zu bestimmen.

Kontinuierliche- und Echtzeit-Planung

In den meisten Szenarien müssen Planungslösungen ständig überprüft werden, da sich die Ziele, Ressourcen und Zwänge im Laufe der Zeit ändern. Unerwartete Ereignisse wie Geräteausfälle, schlechtes Wetter oder abwesende Mitarbeiter können dazu führen, dass eine Lösung nicht mehr effektiv ist und schnell neue Lösungen benötigt werden. Oder Lösungen, wie z. B. ein Dienstplan für das Personal, müssen regelmäßig, vielleicht wöchentlich, erstellt werden, wobei der Dienstplan jeder Woche von den in der Vorwoche erledigten Aufgaben abhängt.


Für diese Szenarien bietet e-optimize sowohl Echtzeit- als auch kontinuierliche Planungsfunktionen. Im Echtzeitmodus kann


e-optimize die Lösungen kontinuierlich anpassen, wenn sich die Problemdaten ändern, so dass eine schnelle Reaktion auf ungeplante Ereignisse möglich ist. Im kontinuierlichen Modus erstellt e-optimize inkrementelle Lösungen für ein fortschreitendes Zeitfenster, das die vorherigen Ergebnisse berücksichtigt.

Intelligente SAP-Integration

e-optimize wird nicht direkt, sondern über eine flexible Data-Engine an Ihr SAP-System angebunden. Daher können Anpassungen und Erweiterungen rasch und unkompliziert vorgenommen werden. Das bedeutet ungewohnt viel Unabhängigkeit, welche Sie bald nicht mehr missen möchten.

References

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